Marc Florian Teßmer, Fachanwalt für Arbeitsrecht
§ 17 Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
(1) Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren. Satz 1 gilt entsprechend für einen Entleiher, dem ein Verleiher eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer oder mehrere Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung in einem der in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftszweige überlässt. Satz 1 gilt nicht für Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch.
(2) Arbeitgeber im Sinne des Absatzes 1 haben die für die Kontrolle der Einhaltung der Verpflichtungen nach § 20 in Verbindung mit § 2 erforderlichen Unterlagen im Inland in deutscher Sprache für die gesamte Dauer der tatsächlichen Beschäftigung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Geltungsbereich dieses Gesetzes, mindestens für die Dauer der gesamten Werk- oder Dienstleistung, insgesamt jedoch nicht länger als zwei Jahre, bereitzuhalten. Auf Verlangen der Prüfbehörde sind die Unterlagen auch am Ort der Beschäftigung bereitzuhalten.
Damit müssen ab dem 01.01.2015 Beginn und Ende sowie Dauer der täglichen Arbeitszeiten der geringfügig Beschäftigten spätestens sieben Tage nach Erbringung der Leistung aufgezeichnet werden und die Arbeitgeber sind verpflichtet diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren.
Darüber hinaus müssen die von der Dokumentationspflicht erfassten Firmen / Arbeitgeber die für den Nachweis der rechtzeitigen Zahlung des Mindestlohns (spätestens am letzten Bankarbeitstag – Frankfurt a.M. – des Monats der auf den Monat folgt, an dem die Arbeitsleistung erbracht wurde) erforderlichen Dokumente in Deutschland in deutscher Sprache für die gesamte Dauer des Beschäftigungsverhältnisses, maximal 2 Jahre, bereithalten. Hierzu gehören die Aufzeichnung der Arbeitszeiten, Belege zu dem gezahlten Lohn und dessen Zusammensetzung.
Ich rate daher dringend dazu, die administrativen Voraussetzungen für die Dokumentationen zeitnahe zu schaffen und auch mit der entsprechenden Aufzeichnung zu beginnen.
Auf meinen vorausgegangenen Beitrag verwiese ich.
Meine Frage ist, wie soll/kann diese Dokumentation aussehen? Müssen die Mitarbeiter Listen/Bücher führen? Muss der Mitarbeiter täglich gegenzeichnen? Kann die tägliche Arbeitszeit auch vertraglich festgelegt werden, reicht das als Dokument?
Vielen Dank…
Zu Ihren Fragen verweise ich zunächst auf den Wortlaut der einschlägigen Norm aus dem MiLoG:
Ҥ 17 Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
(1) Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren. Satz 1 gilt entsprechend für einen Entleiher, dem ein Verleiher eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer oder mehrere Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung in einem der in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftszweige überlässt. Satz 1 gilt nicht für Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch. ”
Die Anforderungen an die Dokumentation dürfen grundsätzlich nicht überspannt werden, jedoch sollte hier jedenfalls einen Gegenkontrolle eingeführt werden. Eigenaufzeichnungen des Arbeitnehmers oder Dienstpläne, mit darin vermerkten tatsächlichen Abweichungen dürften grundsätzlich zulässig sein.
Hinzuweisen ist auch auf die gesetzlichen Sanktionen bei Nichteinhaltung. Nach § 21 des Mindestlohngesetzes handelt ordnungswidrig, wer vorsätzlich oder fahrlässig:
eine Aufzeichnung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt,
eine Unterlage nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht in der vorgeschriebenen Weise bereithält.
Diese Ordnungswidrigkeiten können mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro geahndet werden.
Es bestehen im Übrigen schon lange Dokumentationsverpflichtungen die gesetzlich vorgesehen sind und denen häufig nicht nachgekommen wird, so z.B. In § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz, wonach der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Überstunden der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und diese Dokumentation 2 Jahre lang aufzubewahren.
Das Gesetz sanktioniert Verstöße hiergegen mit einer Geldbuße bis zu fünzehntausend EURO.
Marc Florian Teßmer, Fachanwalt für Arbeitsrecht