Über 3000.- Euro kostet ein 3-stündiges Meeting durchschnittlich mit 10 Teilnehmenden. Das ist viel Geld und umso erstaunlicher ist es, dass erst dort über Sinnfragen diskutiert wird, der Zweck kaum einem bekannt ist oder 50 Prozent der Teilnehmenden hinter ihren Laptops verschwinden. Da klingelt zwischendurch das Handy und die Teilnehmenden telefonieren ganz ungeniert im Raum, andere haben ihre Unterlagen nicht gelesen (“Sorry, aber ich hatte echt keine Zeit…”…”Hat der Chef mir erst heute geschickt…”) oder kommen eine halbe Stunde zu spät zur eigenen Präsentation. Auch die falsche Auswahl der Teilnehmenden (“Was soll ich eigentlich hier…?”) und private Nebengespräche sind an der Tagesordnung. Das Meeting wird zur Bühne für Macht- und Hierarchiekonflikte, Rechtfertigungen und Abwertungen, obwohl die Meetingregeln doch Hochglanz gedruckt drüben an der Wand hängen…
Wenn es bei Ihnen nicht ganz so schlimm ist: Herzlichen Glückwunsch!!!
Für alle anderen gilt: Schnellstmöglich die Reißleine ziehen, klare Strukturen einführen und dafür sorgen, dass die Teilnehmenden wieder Verantwortung übernehmen.
Kein Meeting ist jedoch gleich und so werden Sie mit pauschalen Ratschlägen (“Nehmen Sie immer einen Protokollanten hinzu”…”Jeder hat nur 2 Minuten Redezeit.”) vermutlich nicht sehr weit kommen.
Neben einer genauen Analyse der Meetingkultur, klarer Rollenverteilung und klarem Ziel braucht es insbesondere eine individuelle Anpassung von Maßnahmen.
Wenn wir Unternehmen dabei begleiten die Meetings effizienter zu gestalten besteht unser Vorgehen aus verschiedenen Schritten:
ausführliches Vorab-Gespräch mit Zielsetzung – Analyse: durch Fragebögen und Live-Sitzungen in Meetings – Auswertung der Ergebnisse und Identifizierung von Stärken und Schwachstellen – Klärung von Strukturen für Informationen – bei Bedarf: interne Ausbildung von Moderatoren – Vereinbarung von Regeln und Feedbackprozessen – Live-Sitzungen und Feedback – Auswertung
So gelingt es, nicht nur Geld zu sparen, sondern auch die Zufriedenheit der Beteiligten deutlich zu steigern!